Care sunt bazele unei colaborări de succes cu firma de contabilitate?

Multe firme de contabilitate oferă diferite servicii de contabilitate pentru gestionarea și reglementarea finanțelor. Externalizarea serviciilor de contabilitate este considerată o practică de afaceri eficientă, deoarece asigură corectitudinea și imparțialitatea în tratarea problemelor financiare. Prin urmare, este esențial să obțineți un contabil externalizat profesionist și competent pentru succesul afacerii pe care o dețineți.

Iată ce întrebări este bine să adresați atunci când doriți să externalizați serviciile de contabilitate:

Ce metodă de siguranță utilizează firma de contabilitate?

Când vine vorba de cine poate ține contabilitatea unei firme, deși puteți angaja un contabil personal cu normă întreagă, este mai eficient și convenabil să externalizați aceste servicii de contabilitate. Totuși, va trebui să vă asigurați că serverele și datele fizice sunt stocate într-o locație adecvată și sigură. Aflați de la firma de contabilitate despre numărul de angajați care vor avea acces la date și baze de date, cum va fi securizată camera de server și care vor fi măsurile de securitate pentru monitorizarea angajaților care accesează datele. Pentru companiile virtuale și afacerile online, ar trebui să întrebați despre procedura de reglementare a locației și transferului datelor. Ar trebui să se asigure că angajații nu pot copia informații sensibile în computerele lor personale, iar serverele securizate sunt alocate pentru funcționarea companiei. Datele financiare ar trebui să fie accesate doar de către conducerea de top.

Ce abordări de criptare utilizează firma de contabilitate externalizată pentru autentificare?

Sunt disponibile diferite metode de criptare. Cel mai frecvent, certificarea SSL este folosită pentru trimiterea și primirea fișierelor pe un site web. Criptarea SSL este indicată de un semn cu lacăt și https la începutul adresei site-ului web. Criptarea este esențială pentru a preveni scurgerea informațiilor. În prezent, atacurile cibernetice și hacking-ul sunt mai frecvente ca oricând. Prin urmare, importanța criptării eficiente a unui site web nu poate fi subestimată. Prin criptare, vă asigurați că informațiile trimise către firme nu sunt descifrate de hackeri. Acreditările de conectare trebuie să fie protejate de firmele de audit pentru a preveni orice daune financiare.

Ce se întâmplă cu fișierele vechi care nu mai sunt utile?

Unele companii preferă să păstreze backup-ul datelor pentru o perioadă de timp desemnată, unele șterg fișierele imediat după ce funcția lor este îndeplinită și puține firme stochează fișierele permanent pe serverele lor. Ar trebui să alegeți o firmă de contabilitate care este potrivită naturii companiei pe care o dețineți. Orice acord privind ștergerea sau stocarea datelor ar trebui să facă parte din contractul legal. Datele financiare sunt esențiale pentru succesul companiei, așa că asigurați-vă că sunt protejate de firma externalizată.

Ce securitate de rețea este utilizată?

În mod ideal, ar trebui să primiți confirmarea că o rețea securizată, legală și autentificată este utilizată de compania de contabilitate externalizată. În caz contrar, sunt sporite șansele de piratare a rețelei, ceea ce poate duce în cele din urmă la acces ilegal la computerele, dispozitivele inteligente și serverele conectate la rețea, cauzând probleme financiare.

Care vor fi pașii efectuați în cazul în care are loc o încălcare a datelor?

Orice companie se poate confrunta cu o încălcare a datelor – furtul de înregistrări fizice, servere compromise sau piratarea datelor online – așa că trebuie să fiți la curent cu protocoalele în vigoare în cazul unei astfel de situații. Aflați detaliile politicilor firmei de contabilitate pentru a reduce daunele cauzate de o încălcare a datelor, orice despăgubire pe care aceasta le-ar putea oferi afacerii afectate și dacă există măsuri de recuperare a datelor. Procesul de alertă este, de asemenea, un lucru important de știut, ceea ce înseamnă că ar trebui să întrebați când veți fi informat despre o încălcare a datelor și cât de curând vor fi inițiate protocoalele de urgență.

Cel mai important, asigurați-vă că firma de contabilitate pe care o selectați are deja un plan de acțiune de urgență pentru a face față imediat oricărei situații ineficiente.