Ședința de luni dimineața care costă o firmă 4.000 de lei pe lună

La o firmă de logistică din Cluj, șase manageri se strâng în fiecare luni la 9:00 în aceeași sală. Ordinea de zi are un singur punct, numit „situația curentă”. Întâlnirea durează o oră și jumătate. Dacă luăm un cost orar mediu de 120 de lei per manager (cifră ilustrativă), o singură ședință înseamnă aproape 1.100 de lei, iar într-o lună se adună peste 4.000 de lei. Nimeni nu a decis nimic, dar toată lumea a plecat convinsă că a lucrat.

De ce se înmulțesc ședințele

Rar le programează cineva cu rea-credință. Ședințele apar din teamă ca informația să nu rămână blocată undeva, iar fiecare departament adaugă câte o invitație „ca să fie și ei la curent”. După un an, calendarul unui director de departament arată ca o tablă de șah, cu pătrate pline de la 9 la 17.

Mai e și un efect de obicei. O ședință începută odată cu firma, în perioada în care erau zece angajați, continuă și când sunt două sute, doar că acum participanții sunt de trei ori mai mulți și vorbesc de trei ori mai puțin la obiect.

Întrebarea de la care începe curățenia

Pentru fiecare întâlnire recurentă merită pus pe hârtie un singur lucru: ce se hotărăște aici și nu se poate hotărî prin e-mail? Dacă răspunsul e „nimic, doar ne informăm”, ședința e candidată la desființare. Un rezumat scris de două paragrafe, trimis vineri după-amiază, înlocuiește de multe ori o oră de conversație.

La o fabrică de mobilă din Oradea, directorul de producție a încercat asta timp de șase săptămâni. A renunțat la ședința săptămânală de raportare și a cerut fiecărui șef de secție un mesaj de cinci rânduri. Au rămas două întâlniri pe lună, ambele cu probleme concrete de rezolvat. Nimeni nu a cerut să le readucă pe cele vechi.

Reguli mici care schimbă mult

• Fiecare invitație are un scop scris într-o propoziție și o oră de încheiere, nu doar de început.
• Participă doar cei care decid sau cei fără de care decizia nu se poate lua.
• Ședințele de informare nu depășesc 25 de minute și se țin în picioare, dacă spațiul permite.
• La final, cineva notează cine face ce până când și trimite lista în aceeași zi.

Ultimul punct pare banal, dar el face diferența dintre o conversație și o ședință. Fără responsabil și termen, la următoarea întâlnire se reia exact aceeași discuție.

Când problema nu sunt ședințele

Uneori calendarul plin ascunde altceva: lipsa de încredere între departamente sau un lanț de aprobări prea lung. Dacă un contract de 8.000 de lei trebuie aprobat în patru ședințe, nu agenda e de vină. Merită atunci să te uiți la reorganizarea departamentelor și la limitele de decizie pe care le are fiecare nivel.

Aici intră și responsabilitatea conducerii. Un șef care convoacă zilnic ședințe de o oră pentru a „simți pulsul” echipei transmite, fără să vrea, că nu are încredere în rapoartele scrise. Echipa răspunde în același fel: vine cu prezentări lungi, își acoperă spatele și vorbește prudent. În articolele din zona de cariera și HR se vede de multe ori că motivul real din spatele plecărilor din companii e tocmai senzația de timp pierdut.

Un test pe care îl poți face luna aceasta

Alege o săptămână obișnuită și cere fiecărui manager să noteze câte ore a petrecut în ședințe și câte decizii a luat efectiv în ele. Rezultatul uimește aproape de fiecare dată. Mulți descoperă 12-15 ore pe săptămână de întâlniri și două-trei hotărâri reale. Cine vrea să vadă ce fac alte firme mari cu timpul lor poate urmări mediul de afaceri din România, unde astfel de experimente apar tot mai des.

Firma din Cluj a păstrat până la urmă ședința de luni, dar a tăiat-o la 30 de minute și a mutat-o la 8:30. Sala e goală de la 9:00, iar șoferii știu acum, încă din prima oră, ce curse se schimbă.